El RUBF en Panamá: qué debe hacer el agente residente
Qué es el Registro Único de Beneficiarios Finales, qué normas lo rigen, qué se registra y en qué plazo, y cuáles son las responsabilidades del agente residente.
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El Registro Único de Beneficiarios Finales (RUBF), formalmente el Sistema Privado y Único de Registro de Beneficiarios Finales de Personas Jurídicas, es una herramienta tecnológica creada por la Ley 129 de 2020 y reglamentada por el Decreto Ejecutivo No. 13 de 2022. Lo administra la SSNF y aplica exclusivamente a los agentes residentes: los abogados o firmas que toda persona jurídica panameña debe designar.
Lo que el sistema debe garantizar
Acceso oportuno de las autoridades
Las autoridades competentes panameñas acceden de forma oportuna a los beneficiarios finales de las personas jurídicas que registraron sus agentes residentes.
Confidencialidad y seguridad
Del sistema y, por tanto, de los datos suministrados. El acceso se limita al agente residente y a dos funcionarios designados por la SSNF, que ponen la información a disposición de las autoridades, y cada acceso queda trazado por dirección IP.
Las normas que reglamentan el RUBF
| Norma | Qué establece |
|---|---|
| Ley 129 de 2020 | Crea el sistema, el registro de agentes residentes y las sanciones; actualizada en buena parte por la Ley 254 de 2021 |
| Decreto Ejecutivo No. 13 de 2022 | Reglamenta la ley |
| Resolución No. S-016-2022 | Actualiza el procedimiento de registro de los agentes residentes y de carga de información de personas jurídicas |
| Resolución No. S-001-2024 | Establece el uso del Código Único de Registro en el Registro Público de Panamá |
| Acuerdo JD-01-2024 | Exige a los agentes residentes proveer mayor información de los beneficiarios finales registrados en el RUBF |
Las principales responsabilidades del agente residente
- Registrar en el RUBF toda la información de los beneficiarios finales y de las personas jurídicas vigentes.
- Mantener actualizada la información registrada del agente residente, de la persona jurídica y de los beneficiarios finales.
- Conservar la documentación de respaldo de los beneficiarios finales.
- Aportar la información y la documentación al equipo supervisor de la SSNF si la solicita durante una supervisión.
Con el Acuerdo JD-02-2022 el agente residente, además, aplica debida diligencia a la persona jurídica a la que presta el servicio y conoce el propósito para el que se constituyó. Registrar al beneficiario final no reemplaza esa debida diligencia: se apoya en ella.
Qué se registra
La persona jurídica
Nombre, folio, fecha de inscripción, dirección, actividad principal y, si es comercial, la jurisdicción donde opera. Desde el Acuerdo JD-01-2024, también si recibe servicio de accionista nominal, de director nominal o de apoderado, y las jurisdicciones donde opera o mantiene activos.
Cada beneficiario final
Nombre, documento de identidad, fecha de nacimiento, nacionalidad, dirección y la fecha en que adquirió la condición de beneficiario final. Desde el Acuerdo JD-01-2024, también el motivo principal por el que lo es: el criterio usado para identificarlo.
La Ley 129 no fija un porcentaje. El beneficiario final es la persona natural que en última instancia posee, controla o ejerce influencia significativa sobre la persona jurídica, y el criterio sale de la Ley 23 de 2015 y su reglamentación, hoy el artículo 3 del Decreto Ejecutivo No. 35 de 2022: 25 % o más para los sujetos obligados no financieros.
Plazos
- Registro: dentro de los 15 días hábiles siguientes a la constitución o inscripción de la persona jurídica, o a la designación de un nuevo agente residente.
- Cambios: la persona jurídica avisa a su agente residente en 15 días hábiles, y el agente actualiza el sistema en 5 días hábiles.
- Cambio de agente: el agente que renuncia avisa a la SSNF en 10 días hábiles, y el nuevo en 15 días hábiles.
- Los campos que agregó el Acuerdo JD-01-2024 debían completarse en ocho meses, y la SSNF ha prorrogado ese término por resolución. Consulte su última resolución antes de dar una fecha por firme.
La información se conserva durante la vida de la persona jurídica y no menos de cinco años tras su disolución.
Qué pasa si no se cumple
- Multa de B/.1,000 a B/.50,000 por cada persona jurídica no registrada o no actualizada, más multas progresivas de B/.500 diarios hasta por seis meses.
- Suspensión de los derechos corporativos de la persona jurídica no registrada o no actualizada, y de toda persona jurídica cuyo agente residente no esté registrado ante la SSNF.
- Por incumplir los términos del JD-01-2024, la inactivación del Código Único de Registro (CUR) del agente residente.
- La falsa declaración del agente se multa con el doble del máximo, y violar la confidencialidad del sistema conlleva una multa de B/.200,000.
La debida diligencia detrás de cada registro, en COX
Un expediente por persona jurídica con su cadena de propiedad, el porcentaje de cada accionista, quién es beneficiario final y cómo se verificó, búsqueda en listas y de PEP con constancia, y los documentos de respaldo conservados con la traza de cada cambio. COX no se conecta al RUBF: el registro sigue en el sistema de la SSNF, y COX conserva la evidencia que lo sustenta.
COX para firmas de abogadosPreguntas frecuentes
Esta guía es solo informativa y no constituye asesoría legal. Resume la Ley 129 de 2020, su reglamentación y la guía de consulta de la SSNF para los SONF sin reemplazarlas: confirme plazos y requisitos en el texto oficial, con la SSNF o con un asesor panameño.
Cada registro necesita su respaldo
Conserve en un solo lugar la debida diligencia de cada persona jurídica y de sus beneficiarios finales, lista para la SSNF.
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