Lo que le debe a la autoridad, atendido y guardado como evidencia
Requerimientos de la autoridad, congelamientos preventivos y el reporte periódico de efectivo, cada uno con su plazo, su respuesta y su acuse.
COX registra lo que su entidad le debe a una autoridad. Un requerimiento de la unidad de inteligencia financiera, del supervisor o de la fiscalía, preparado por un analista y entregado por un gerente. Un congelamiento preventivo, desde una coincidencia confirmada en listas o desde una orden, ejecutado a la hora real. Y el reporte periódico de efectivo que pide su país, llenado desde sus transacciones. Cada uno cierra con la respuesta y su acuse, y ninguno se reescribe ni se borra.
Requerimientos de una autoridad
Un oficio pide información sobre un cliente, copia de documentos, un cotejo contra una lista o un estado de cuenta. Atiéndalo a tiempo, y demuestre después cómo se atendió.
El oficio, con su plazo
La autoridad, el número de oficio, cuándo se recibió y por qué canal, qué pide, el período que cubre y las personas que nombra, vinculadas a sus expedientes. El responsable recibe recordatorios a los cinco y a los tres días del vencimiento, y si vence.
Lo prepara uno, lo entrega otro
El analista prepara la respuesta y la envía a revisión; un gerente de cumplimiento la revisa y la entrega, o la devuelve. Entregada, no cambia: una corrección es una presentación nueva.
Prórrogas, cada una registrada
Cuándo se pidió, qué contestó la autoridad y el nuevo vencimiento. El vencimiento original se conserva, y donde la regla de la autoridad fija un límite para pedirla, COX muestra el último día y marca la que se pidió después.
Congelamiento preventivo
Desde una coincidencia confirmada con una lista, o desde una orden de la autoridad: qué se congeló, a qué hora, y el aviso a la autoridad con su plazo.
Solo una coincidencia confirmada la abre
Una alerta pendiente no es una designación que alguien haya establecido. La medida registra por qué es la persona listada y no un homónimo y, cuando la lista no obliga a congelar, en qué se basa.
Ejecutado a la hora real
Cada bien congelado, con su monto, o la constancia de que la entidad no tiene nada del sujeto. La hora es la del congelamiento, no la del registro: el plazo para avisar corre desde ella.
Se levanta solo con el documento
Ejecutado es cerrado: una corrección es una medida nueva que la cita. La ratificación y el levantamiento se registran con el documento que los ordena, por un gerente. El acta se imprime sellada; un borrador no se imprime.
Reporte periódico de efectivo
Las transacciones en efectivo por encima del umbral de su país, sumadas como dice su ley, en el reporte que recibe su unidad de inteligencia financiera.
Llenado desde sus transacciones
COX lee las transacciones confirmadas del período y suma las de una misma persona en la ventana de su país: una semana, un día o treinta días. Una semana que cruza el fin de mes se lee entera. Cada línea dice por qué se reporta.
Un monto sin tipo de cambio se conserva
Una línea en otra moneda sin tipo de cambio no se descarta: queda marcada, porque su monto frente al umbral es desconocido. Las líneas cargadas a mano se quedan al recolectar otra vez.
Listo, congelado, presentado
Listo, el reporte y sus líneas quedan congelados; la presentación se registra con el acuse de la autoridad. El plazo de presentación se calcula solo cuando la ley da un número. Sin nada que reportar, el período queda registrado como revisado.
Todo conectado
Lo que pide la autoridad ya vive en COX: los expedientes, las búsquedas en listas y las transacciones. Nada se escribe dos veces.
De una coincidencia en listas a un congelamiento
Una coincidencia confirmada en una búsqueda en listas o en la validación de la Lista ONU abre el congelamiento con la lista, el nombre designado y el expediente ya puestos.
De un oficio a un congelamiento
Un requerimiento de tipo orden de congelar abre la medida ya vinculada a él, con el expediente de la persona que nombra.
De sus transacciones al reporte de efectivo
Las transacciones confirmadas del período llenan el reporte, y el expediente de cada persona da el nombre y la identificación que lleva la línea.
Por qué no por correo y carpetas
Oficios, congelamientos y reportes de efectivo suelen vivir en un buzón, una carpeta y una hoja de cálculo. En COX cada uno tiene su plazo, su responsable y su evidencia.
Deslice la tabla hacia el lado para ver todas las columnas.
| Qué cambia | Con correo, carpetas y hojas de cálculo | En COX |
|---|---|---|
| El plazo de un oficio | En el calendario de alguien | Recordatorios a los cinco y a los tres días y al vencer, al responsable |
| Quién entrega la respuesta | Quien tenga el archivo | El analista la prepara, un gerente la revisa y la entrega |
| Una prórroga | La fecha nueva pisa la anterior | El vencimiento original se conserva, con el último día para pedirla |
| La hora de un congelamiento | Se escribe después, aproximada | La hora real, y el plazo de aviso contado desde ella cuando la ley da horas |
| Una coincidencia que pide congelar | Los datos se vuelven a escribir | La medida se abre con la lista, el nombre y el expediente |
| El reporte de efectivo | Se suma a mano, persona por persona | Se recolecta por persona y ventana, con la semana que cruza el mes leída entera |
| Un monto en otra moneda | Se convierte a cualquier tipo, o se omite | Se marca cuando no hay tipo de cambio, nunca se pierde |
| La prueba de lo presentado | Una cadena de correos | El acuse en el registro y un acta sellada que cualquiera verifica |
La presentación sigue yendo por el canal de la autoridad: COX la prepara, la guarda y la prueba.
Una respuesta, guardada igual
Registrada una vez
La fecha de envío, el canal, el número de acuse, las notas y la copia de lo enviado se registran igual en un requerimiento, en el aviso de un congelamiento y en un reporte de efectivo. Después quedan de solo lectura.
Actas selladas
Un requerimiento entregado, un congelamiento ejecutado y un reporte de efectivo listo se imprimen con un sello SHA-256 que cualquiera puede verificar, y el historial dice quién los imprimió.
Nada se borra
Ni siquiera un borrador. Un requerimiento registrado por error lo retira un gerente con su motivo, y el motivo queda.
Preguntas frecuentes
Atienda a la autoridad desde donde vive su debida diligencia
Abra su cuenta: las autoridades y las reglas de su país vienen cargadas, y los expedientes que nombra un oficio ya están en COX.
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