Cumplimiento AML y KYC para notarías
Identifique a las partes, verifíquelas en listas y conserve el expediente de cada acto, sin retrasar la firma.
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COX le da a una notaría un expediente de debida diligencia por cada parte de un acto: identidad leída del documento, verificación en listas de sanciones y PEP con constancia, una calificación de riesgo y la evidencia que pide el regulador, todo en un solo lugar y listo antes de que el cliente se siente a firmar.
Dónde duele el cumplimiento
- Las partes llegan minutos antes de firmar y la debida diligencia hay que hacerla en el momento
- Las constituciones de sociedades y los poderes esconden quién controla el dinero de verdad
- Las compraventas de inmuebles mueven sumas grandes cuyo origen nadie documentó
- Los expedientes en papel repartidos entre protocolos convierten una inspección en una semana de búsqueda
- Una parte extranjera o una persona expuesta políticamente exige diligencia reforzada que la oficina no puede improvisar
Quién es sujeto obligado, país por país
Las notarías son sujetos obligados no financieros cuando intervienen en los actos que la ley enumera: compraventa de inmuebles, constitución y administración de sociedades, manejo de fondos y operaciones similares. Cada país lo nombra a su manera.
Panamá
La Ley 23 de 2015 incluye a los notarios entre los profesionales supervisados por actividades específicas, bajo la Superintendencia de Sujetos no Financieros.
México
La LFPIORPI trata los servicios de fe pública como actividad vulnerable: el notario identifica a las partes y presenta avisos ante el SAT por encima de los umbrales vigentes.
Colombia
La Superintendencia de Notariado y Registro exige a las notarías un sistema de prevención del lavado de activos y la financiación del terrorismo.
Guatemala
La IVE registra a las personas que realizan actividades no financieras designadas, entre ellas los notarios, bajo la ley contra el lavado de dinero.
República Dominicana
La Ley 155-17 enumera a abogados, notarios y contadores como sujetos obligados cuando realizan las operaciones que describe.
Venezuela
Registros y notarías aplican las obligaciones de prevención de la ley orgánica contra la delincuencia organizada y el financiamiento al terrorismo.
Los umbrales y plazos de reporte cambian: la plataforma lee los vigentes para el régimen de su empresa. Confirme su condición con su regulador.
Por qué eligen COX
Listo antes de la firma
La parte recibe un enlace, sube el documento y el expediente se arma mientras se redacta el acto. La búsqueda en listas tarda segundos.
Beneficiarios finales en el expediente
Para una parte jurídica registra accionistas, directores y la persona natural que la controla, con el umbral que fija su régimen.
Un expediente por protocolo
Cada búsqueda, documento y decisión queda con el acto al que pertenece. Una inspección es una búsqueda, no una semana.
¿Cómo funciona?
Tres pasos de un cliente nuevo a un expediente documentado
Recoger
Envíe al cliente un enlace seguro de vinculación. Sube su documento de identidad, comprobante de domicilio y origen de fondos desde cualquier dispositivo, y la plataforma lee el documento por él.
- Lectura del documento y llenado previo
- Selfie y prueba de vida
- Declaración de beneficiario final
Verificar
Se consultan a la vez listas de sanciones, PEP y restrictivas, medios adversos si lo pide, y la matriz de riesgo puntúa al cliente con los pesos que fija su política.
- Sanciones, PEP y listas restrictivas
- Matriz de riesgo por país y actividad
- Debida diligencia reforzada cuando aplica
Documento
Cada búsqueda, decisión y documento queda en el expediente con fecha y autor. Imprima el informe de debida diligencia o la constancia de búsqueda cuando el regulador lo pida.
- Traza de auditoría inmutable
- Informes PDF sellados
- Avisos de renovación
Señales de alerta que el expediente tiene que documentar
- Un comprador que paga un inmueble en efectivo o a través de terceros sin relación con el acto
- Sociedades constituidas en serie con los mismos directores nominales
- Un poder que entrega el control total de bienes a alguien que acaba de aparecer
- Un precio muy por debajo del valor de mercado del inmueble
- Una parte que se niega a explicar el origen de los fondos o a identificar al beneficiario final
Lo que le da la plataforma
Todo lo que necesita un sujeto obligado no financiero, sin departamento de cumplimiento
Verificación de identidad
Documentos leídos automáticamente, selfie con prueba de vida y los datos propuestos para que el oficial los confirme.
Búsqueda en listas
Listas de sanciones, PEP, restrictivas y de datos abiertos, con una constancia que dice qué edición de cada lista se consultó.
Matriz de riesgo
País, actividad, producto, canal y condición PEP ponderados como dice su manual, con el resultado explicado.
Medios adversos
Noticias sobre el cliente ordenadas por la certeza de que nombran a la misma persona, nunca una lista de homónimos.
Expedientes de debida diligencia
Personas naturales y jurídicas, beneficiarios finales, partes relacionadas, documentos con vencimiento y alertas de renovación.
Informes para el regulador
Informe de debida diligencia, constancia de búsqueda y registro de capacitación, cada uno sellado con una huella verificable.
Hecho para
Notarios públicos
La oficina responsable del acto y de su expediente
Oficiales y asistentes
Quien prepara el expediente antes de la firma
Estudios jurídicos
Firmas que redactan los actos que la notaría autoriza
Agentes registrales
Quien constituye y administra sociedades
Preguntas frecuentes
Listo para la próxima firma
Abra su notaría en COX y arme el primer expediente hoy.
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