Términos y condiciones de uso

1Objeto del Servicio

1.1 Descripción de la Plataforma

Compliance Express (comercialmente conocida como COX), desarrollada y operada por Cox Technologies S.A., es una plataforma de Software como Servicio (SaaS) especializada en tecnología regulatoria (RegTech) que proporciona herramientas para la automatización de:

• Conoce a Tu Cliente (KYC): Verificación de identidad, recopilación de información y documentación de clientes — personas naturales y jurídicas.
• Prevención de Lavado de Activos (AML/CFT): Screening contra listas de sanciones internacionales (OFAC, ONU, UE), bases de datos de PEP y listas internas de vigilancia.
• Evaluación de Riesgo: Cálculo automatizado de puntajes de riesgo mediante matrices configurables por el cliente.
• Onboarding Digital: Formularios electrónicos con verificación biométrica, captura de documentos y firma digital para vinculación remota de clientes.
• Gestión de Cumplimiento: Administración de expedientes, trazabilidad de operaciones, generación de reportes auditables y exportación de reportes regulatorios (ROS, RAS, RTS, avisos UIF, reportes SAT, reportes UIAF).
• Monitoreo Transaccional: Seguimiento de operaciones para detección de patrones inusuales o sospechosos.

1.2 Ámbito de competencia

La plataforma COX está diseñada para sujetos obligados (personas naturales y jurídicas con obligaciones AML/CFT) en las siguientes siete jurisdicciones:

La disponibilidad de catálogos, formatos regulatorios y reportes específicos por jurisdicción puede variar y se informa en la documentación funcional de la plataforma. La inclusión de una jurisdicción en este listado no implica que la totalidad de los formatos oficiales de esa jurisdicción esté implementada ni certificada por la autoridad respectiva.

1.2 Naturaleza del Servicio

El cliente es el único responsable de:

• Validar y tomar las decisiones definitivas basándose en los informes generados por la plataforma
• Garantizar el cumplimiento de las regulaciones aplicables a su industria y jurisdicción
• Implementar y mantener políticas y procedimientos internos de cumplimiento (Manual SARLAFT, Manual ALD, etc.)
• Documentar y justificar las decisiones tomadas ante las autoridades competentes (SSNF, UAF Panamá, UIF/SAT, UIAF y Supersociedades, IVE, UNIF/SUDEBAN, UAF República Dominicana, UAFE Ecuador)
• Presentar oportunamente los reportes obligatorios a las autoridades supervisoras de su jurisdicción

1.4 Funcionalidades Automatizadas e Inteligencia Artificial

Determinadas funcionalidades de la plataforma emplean procesamiento automatizado, reconocimiento óptico de caracteres, verificación biométrica de presencia (prueba de vida) y modelos de inteligencia artificial, entre ellas la extracción de datos de documentos de identidad, el asistente de cumplimiento y la clasificación temática de resultados de medios adversos. Respecto de estas funcionalidades:

• No producen decisiones automatizadas con efectos jurídicos sobre las personas evaluadas. La aprobación, rechazo, bloqueo o clasificación de riesgo de un cliente es siempre resultado de una acción del usuario del cliente; la plataforma solo propone, calcula o sugiere.
• Los datos extraídos por medios automáticos tienen carácter de sugerencia editable y deben ser verificados por el solicitante o por el oficial de cumplimiento antes de su uso.
• Cox Technologies S.A. no utiliza los datos personales de los clientes finales del cliente para entrenar modelos propios ni de terceros.
• La plataforma registra de forma trazable el origen de cada dato y de cada decisión, de modo que el cliente pueda acreditar ante su supervisor cómo se obtuvo la información contenida en el expediente.

Esta cláusula se establece en atención, entre otras, a las disposiciones sobre decisiones automatizadas y tratamiento de datos sensibles de la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares de México (2025), la Ley 1581 de 2012 de Colombia, la Ley 81 de 2019 de Panamá y la Ley 172-13 de República Dominicana.

2Registro y Cuenta de Usuario

2.1 Requisitos de Registro

Para utilizar COX, el usuario debe completar el proceso de registro proporcionando información veraz y completa. Al registrarse, el usuario:

• Declara ser mayor de edad y tener capacidad legal para contratar en su jurisdicción
• Garantiza la veracidad de la información proporcionada
• Acepta expresamente estos Términos y Condiciones
• Acepta la Política de Privacidad y el tratamiento de sus datos en servidores en EE.UU.
• Se compromete a mantener actualizada su información
• Declara conocer y cumplir con las obligaciones AML/CFT de su jurisdicción

2.2 Tipos de Cuenta

La plataforma ofrece dos modalidades de registro:

2.3 Seguridad de la cuenta

El usuario es responsable de mantener la confidencialidad de sus credenciales de acceso y de todas las actividades realizadas desde su cuenta. Se recomienda el uso de contraseñas robustas y la activación de la autenticación de dos factores.

3Obligaciones del Cliente

El cliente se compromete a:

3.1 Obligaciones Regulatorias por Jurisdicción

3.2 Cumplimiento de Sanciones Internacionales

3.3 Prohibiciones

Está expresamente prohibido:

• Utilizar la plataforma para actividades ilegales o fraudulentas
• Intentar acceder a sistemas o datos sin autorización
• Compartir credenciales de acceso con terceros no autorizados
• Realizar ingeniería inversa del software o sus algoritmos
• Sobrecargar los sistemas mediante uso abusivo o automatizado no autorizado
• Cargar contenido malicioso, falso o que infrinja derechos de terceros
• Usar la plataforma para fines distintos al cumplimiento regulatorio AML/KYC

4Sistema de Créditos

4.1 Funcionamiento

Compliance Express opera bajo un sistema de créditos prepagados. Cada operación consume una cantidad determinada de créditos según su complejidad: consulta de listas, verificación biométrica, generación de reportes, onboarding de clientes, entre otros.

4.2 Adquisición

• Los créditos se adquieren mediante paquetes disponibles en la tienda de la plataforma
• El pago se realiza por adelantado (prepago) mediante los métodos de pago disponibles
• Los precios se muestran en dólares americanos (USD); los impuestos aplicables en cada jurisdicción se calcularán al momento del pago

4.3 Vigencia y Caducidad

El plazo de vigencia aplicable es el que la plataforma informa al momento de la compra y en el resumen de la orden. Dicho plazo puede variar según la jurisdicción del cliente o según las condiciones particulares pactadas por escrito; en caso de discrepancia, prevalecerá el plazo informado en la orden de compra correspondiente.

Se recomienda planificar las necesidades de verificación y adquirir paquetes acordes al volumen de operaciones previsto. La plataforma notificará con antelación el vencimiento de créditos.

4.4 Política de reembolsos

4.5 Modificación de precios

Compliance Express se reserva el derecho de modificar los precios de los paquetes de créditos con un preaviso de treinta (30) días. Sin embargo, los créditos ya adquiridos no se verán afectados por cambios de precio posteriores y mantendrán su valor de consumo original.

4.6 Impuestos y Retenciones

Los precios publicados no incluyen impuestos indirectos. El impuesto sobre el valor agregado o su equivalente en cada jurisdicción (ITBMS en Panamá, IVA en México, Colombia, Guatemala, Venezuela y Ecuador, ITBIS en República Dominicana) se adicionará cuando resulte legalmente exigible y se reflejará en la factura correspondiente.

Si la legislación del país del cliente le obliga a practicar retenciones sobre pagos al exterior, dichas retenciones serán de cargo del cliente y no reducirán el importe neto que Cox Technologies S.A. debe percibir, salvo pacto expreso en contrario por escrito. El cliente entregará los certificados de retención que le sean solicitados. Cuando resulte aplicable un convenio para evitar la doble imposición, las partes cooperarán de buena fe para su correcta aplicación.

Cuando el cliente sea un consumidor y la normativa local de protección al consumidor exija la publicación de precios con impuestos incluidos, prevalecerá dicha normativa.

4.7 Planes de Suscripción y Cobro Recurrente

Además de la compra puntual de paquetes, la plataforma ofrece planes de suscripción que incluyen una asignación periódica de créditos y el mantenimiento del acceso a los expedientes de cumplimiento almacenados. Cuando el cliente contrata un plan de suscripción:

• Autoriza expresamente el cobro recurrente del importe del plan con el medio de pago registrado, por períodos sucesivos, hasta que cancele la suscripción.
• El medio de pago se conserva mediante el sistema de tokenización del procesador de pagos; Cox Technologies S.A. no almacena el número completo de la tarjeta.
• El cliente puede cancelar la renovación en cualquier momento desde la plataforma o solicitándolo por escrito, con efecto al término del período ya pagado. La cancelación no da derecho a reembolso proporcional del período en curso.
• Los intentos de cobro fallidos podrán reintentarse durante el período de gracia configurado antes de considerar impagado el período correspondiente.

5Niveles de Servicio (SLA)

5.1 Disponibilidad

Cox Technologies S.A. se compromete a mantener la plataforma COX disponible con un nivel de servicio objetivo del 99.5% mensual, excluyendo ventanas de mantenimiento programado notificadas con anticipación.

5.2 Mantenimiento

• El mantenimiento programado se notificará con un mínimo de 48 horas de anticipación mediante aviso en la plataforma y/o correo electrónico
• Se priorizará realizarlo en horarios de bajo tráfico (madrugada, fines de semana)
• El mantenimiento de emergencia podrá realizarse sin preaviso cuando sea necesario para proteger la seguridad o integridad del servicio

5.3 Soporte Técnico

El soporte técnico está disponible en días hábiles durante horario de atención. Los tiempos de respuesta varían según la criticidad del incidente. Para incidentes de seguridad o que afecten operaciones críticas de cumplimiento, se dará atención prioritaria.

5.4 Remedio por Incumplimiento del Nivel de Servicio

El objetivo de disponibilidad se mide mensualmente y excluye el mantenimiento programado, el mantenimiento de emergencia, los eventos de fuerza mayor y las indisponibilidades atribuibles a servicios de terceros o a la infraestructura del propio cliente. Cuando la disponibilidad mensual efectiva sea inferior al objetivo comprometido por causas imputables a Cox Technologies S.A., el cliente podrá solicitar, dentro de los treinta (30) días siguientes al cierre del mes afectado, un crédito de servicio proporcional al tiempo de indisponibilidad.

Dicho crédito de servicio constituye el remedio único y exclusivo del cliente por el incumplimiento del nivel de servicio, sin perjuicio de lo dispuesto en la cláusula 6.4.

5.5 Continuidad de Obligaciones Regulatorias

6Limitación de Responsabilidad

5.1 Alcance del Servicio

Compliance Express proporciona herramientas tecnológicas de apoyo y no garantiza:

• La ausencia absoluta de riesgos regulatorios para el cliente ante las autoridades de su jurisdicción
• La exactitud o completitud de la información contenida en bases de datos de terceros (listas OFAC, ONU, PEP, etc.)
• Resultados específicos de auditorías, inspecciones regulatorias o resoluciones sancionatorias
• La disponibilidad ininterrumpida del servicio más allá del SLA comprometido
• Que los reportes generados sean aceptados sin cuestionamiento por autoridades reguladoras

5.2 Exclusiones

Compliance Express no será responsable por:

• Daños derivados del uso indebido de la plataforma por parte del cliente
• Decisiones tomadas por el cliente basadas en los informes generados
• Sanciones, multas o resoluciones impuestas por autoridades regulatorias (SSNF y UAF Panamá, UIF y SAT, UIAF y Supersociedades, IVE, UNIF y SUDEBAN, UAF República Dominicana, UAFE Ecuador)
• Pérdidas económicas indirectas, consecuentes o lucro cesante
• Fallas en servicios de terceros (proveedores de datos, internet, energía eléctrica, etc.)
• Inexactitudes, omisiones, cambios de formato o interrupciones en bases de datos y fuentes de terceros (listas de sanciones, bases de PEP, fuentes de datos abiertos, repositorios de noticias)
• La imposibilidad de consultar fuentes que carecen de interfaz automatizada y cuya verificación corresponde realizar manualmente al oficial de cumplimiento

5.3 Límite cuantitativo

En cualquier caso, la responsabilidad total de Compliance Express frente al cliente estará limitada al monto efectivamente pagado por el cliente durante los doce (12) meses anteriores al evento que originó la reclamación.

6.4 Excepciones a la Limitación

6.5 Fuentes de Datos y Alcance del Screening

Los resultados de screening dependen de la información publicada por las fuentes consultadas y de los parámetros configurados por el cliente (fuentes seleccionadas, ventana temporal, umbral de coincidencia, entre otros). Un resultado negativo significa únicamente que no se hallaron coincidencias en las fuentes consultadas, con los parámetros utilizados y en la fecha de la consulta, y no constituye una certificación de que la persona o entidad esté libre de antecedentes. Cada informe generado por la plataforma deja constancia de dichos parámetros para permitir su reproducción y auditoría.

7Propiedad Intelectual

Todos los derechos de propiedad intelectual sobre la plataforma COX Express, incluyendo, pero no limitado a:

• Marca comercial "Compliance Express" y logotipos asociados
• Software, código fuente y algoritmos de cumplimiento y riesgo
• Diseño de interfaz y experiencia de usuario
• Matrices de riesgo y metodologías propietarias
• Documentación técnica y manuales
• Contenido del sitio web y materiales de marketing

Son propiedad exclusiva de Cox Technologies S.A. o sus licenciantes, y están protegidos por las leyes de propiedad intelectual de la República de Panamá, los países en que opera la plataforma y los tratados internacionales aplicables (ADPIC/TRIPS).

El cliente recibe únicamente una licencia de uso limitada, no exclusiva, intransferible y revocable para acceder y utilizar la plataforma de acuerdo con estos Términos. Esta licencia no otorga derecho alguno sobre el código fuente, los algoritmos o la metodología propietaria.

8Suspensión del Servicio

8.1 Causales de Suspensión

COX se reserva el derecho de suspender o cancelar cuentas de usuario en los siguientes casos:

En caso de suspensión por causas imputables al cliente, los créditos no consumidos no serán reembolsados.

8.2 Terminación

El cliente podrá terminar la relación en cualquier momento cesando el uso de la plataforma y solicitando el cierre de su cuenta, sin derecho a reembolso de los créditos adquiridos y no consumidos. Cox Technologies S.A. podrá terminar la relación mediante preaviso escrito de sesenta (60) días, en cuyo caso reembolsará el valor de los créditos vigentes no consumidos, salvo que la terminación obedezca a una causal imputable al cliente conforme a la cláusula 8.1.

8.3 Descarga y Portabilidad de la Información

La plataforma pone a disposición del cliente, sin costo adicional y de forma autogestionada mientras su acceso esté vigente, los siguientes medios para obtener copia de su información:

• Expedientes en PDF: generación de los informes y respaldos en PDF de los expedientes y de las evidencias de cumplimiento bajo su responsabilidad.
• Exportación a hojas de cálculo: exportación a formato Excel de la información de cada modelo de datos al que el usuario tenga acceso, conforme a los permisos de exportación asignados en su cuenta.

Adicionalmente, y bajo demanda, con costo y condiciones a pactar por escrito, Cox Technologies S.A. puede ejecutar migraciones y exportaciones de base de datos u otros trabajos de extracción masiva. Estos servicios no están incluidos en los planes ni en los paquetes de créditos.

9Confidencialidad y Protección de Datos

9.1 Confidencialidad

Ambas partes se comprometen a mantener estricta confidencialidad sobre:

• Información comercial y técnica intercambiada durante la relación contractual
• Datos de clientes del cliente procesados en la plataforma
• Resultados de debida diligencia y evaluaciones de riesgo
• Configuraciones, parámetros y matrices de riesgo específicas del cliente
• Cualquier información designada expresamente como confidencial

Esta obligación de confidencialidad sobrevive a la terminación de la relación contractual por un período de cinco (5) años.

La obligación de confidencialidad no se aplica a la información que:

• Sea de dominio público sin culpa de la parte receptora
• Ha sido recibida legítimamente de un tercero sin obligación de confidencialidad
• Deba ser divulgada por mandato legal o resolución de autoridad competente (UAF, UIF, UIAF, IVE, UNIF, UAFE, etc.)

9.2 Rol de las Partes en el Tratamiento de Datos Personales

9.3 Transferencia Internacional y Subencargados

El cliente reconoce y autoriza que la información se aloja y procesa en infraestructura ubicada en los Estados Unidos de América y que Cox Technologies S.A. se apoya en subencargados para funciones específicas del servicio, tales como alojamiento en la nube, verificación biométrica de presencia, reconocimiento de documentos, consulta de fuentes de listas y de medios adversos, procesamiento de pagos y envío de comunicaciones. La relación con dichos subencargados se rige por acuerdos que imponen obligaciones de confidencialidad y seguridad equivalentes a las aquí establecidas. El detalle vigente se describe en la Política de Privacidad.

9.4 Datos Biométricos

Las funcionalidades de selfie, prueba de vida y cotejo facial tratan datos biométricos, considerados sensibles en varias de las jurisdicciones cubiertas. Su activación es una decisión del cliente y su uso queda condicionado a que el cliente haya obtenido el consentimiento expreso del titular en los términos exigidos por su legislación local. Cox Technologies S.A. no comercializa, cede ni utiliza estos datos con finalidad distinta de la verificación de identidad solicitada por el cliente.

9.5 Conservación Regulatoria frente a Solicitudes de Supresión

9.6 Cooperación con Auditorías y Requerimientos Regulatorios

Cuando una autoridad supervisora requiera al cliente información sobre las herramientas tecnológicas empleadas en su sistema de prevención, Cox Technologies S.A. proporcionará, dentro de plazos razonables, la documentación técnica y las certificaciones de trazabilidad que se encuentren a su disposición y que resulten necesarias para acreditar el funcionamiento de la plataforma, preservando la confidencialidad de su propiedad intelectual y de la información de otros clientes.

10Fuerza Mayor

Ninguna de las partes será responsable por el incumplimiento de sus obligaciones cuando dicho incumplimiento se deba a eventos fuera de su control razonable, incluyendo, pero no limitado a:

• Desastres naturales (terremotos, inundaciones, huracanes)
• Actos de guerra, terrorismo o conflictos armados
• Pandemias o emergencias sanitarias declaradas por autoridad competente
• Huelgas o conflictos laborales generalizados
• Fallos masivos en la infraestructura de Internet o de los proveedores de servicios en la nube
• Actos de gobierno, cambios legislativos o sanciones internacionales que impidan el cumplimiento
• Ciberataques de gran escala que afecten la infraestructura de internet

La parte afectada deberá notificar a la otra en un plazo razonable y hacer esfuerzos comercialmente razonables para mitigar los efectos del evento de fuerza mayor.

10Modificaciones a los Términos

Compliance Express se reserva el derecho de modificar estos Términos y Condiciones en cualquier momento, notificando a los usuarios con un mínimo de 15 días de anticipación mediante:

• Publicación de la versión actualizada en el sitio web con indicación de la fecha de vigencia
• Notificación dentro de la plataforma al iniciar sesión
• Correo electrónico para cambios sustanciales que afecten los derechos del usuario

El uso continuado de la plataforma después de la fecha de vigencia de las modificaciones constituye aceptación de los nuevos términos. Si el usuario no está de acuerdo con las modificaciones, deberá notificar a Cox Technologies S.A. antes de la fecha de vigencia y cesar el uso de la plataforma.

12Ley Aplicable y Jurisdicción

12.1 Ley Aplicable al Contrato

Los presentes Términos y Condiciones se rigen e interpretan de conformidad con las leyes de la República de Panamá, sin consideración a sus normas sobre conflicto de leyes, en tanto Cox Technologies S.A. es una sociedad constituida bajo las leyes panameñas.

En particular, serán aplicables al contrato:

• Código de Comercio de la República de Panamá
• Ley 81 de 2019 sobre Protección de Datos Personales
• Ley 23 de 2015 sobre Prevención del Blanqueo de Capitales
• Demás leyes y reglamentos panameños aplicables al objeto del contrato

12.2 Obligaciones Regulatorias del Cliente en su Jurisdicción

Las referencias normativas de esta cláusula son de carácter informativo, se actualizan periódicamente y no constituyen asesoría legal. Corresponde al cliente verificar el marco vigente que le resulta aplicable.

12.3 Resolución de Disputas — Negociación Directa

Las partes intentarán resolver cualquier disputa de buena fe mediante negociación directa durante un período de treinta (30) días contados desde la notificación formal del conflicto.

12.2 Jurisdicción

Si la negociación no resulta exitosa, las partes se someten expresamente a la jurisdicción exclusiva de los Tribunales de Justicia de la República de Panamá, con sede en la Ciudad de Panamá, renunciando a cualquier otro fuero que pudiera corresponderles.

12.5 Salvedad de Normas Imperativas y de Consumo