Canal de denuncias ISO 37002, paso a paso
Los cuatro pasos y los tres principios de la norma, convertidos en un canal que deja evidencia de cada uno.
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ISO 37002:2021 da directrices para un sistema de gestión de denuncias basado en la confianza, la imparcialidad y la protección, en cuatro pasos: recibir, evaluar, tratar y concluir las denuncias de irregularidades. El canal de denuncias de COX convierte cada paso en una etapa del caso, y registra su fecha, quién la atendió y por qué se tomó cada decisión.
Qué es ISO 37002
- Una norma internacional publicada por ISO en 2021, titulada «Whistleblowing management systems: Guidelines» (sistemas de gestión de denuncias: directrices).
- Redactada como directrices: recomienda lo que un sistema de denuncias debería hacer, en lugar de fijar requisitos contra los que certificarse.
- Pensada para cualquier organización, sea cual sea su tipo, tamaño o actividad, pública, privada o sin fines de lucro.
- Construida sobre la estructura común de las normas ISO de sistemas de gestión, de modo que puede usarse sola o dentro de un sistema de gestión más amplio.
Tres principios, tres grupos de controles
La norma pide que la confianza, la imparcialidad y la protección atraviesen todo el sistema. Aquí se ve dónde aparece cada una en el canal.
El principio de confianza
- Denuncia anónima o confidencial, a elección del denunciante
- Ninguna denuncia guarda la dirección IP ni el navegador
- Acuse automático y una página de seguimiento con código y clave
- Plazos para el acuse y la respuesta, con recordatorios
El principio de imparcialidad
- Los usuarios mencionados en una denuncia no pueden leerla, sea cual sea su rol
- Las denuncias sobre cumplimiento o la dirección van a revisores alternos
- Una declaración fechada de no conflicto antes de investigar
- Cada decisión con su motivo, incluidas las desestimaciones
El principio de protección
- Riesgo de represalia y medidas de protección en cada evaluación
- Una comprobación de represalias programada meses después del cierre
- Las represalias que reporta el denunciante, como un caso nuevo y vinculado
- Acceso limitado al rol del canal de cada empresa
Los cuatro pasos en el canal
Qué abarca la norma en cada paso, y qué registra COX.
Recibir las denuncias
La norma distingue la denuncia abierta, la confidencial y la anónima. Este paso trata de cómo llega una denuncia a la organización.
En COX: un enlace público por empresa, un formulario con archivos de evidencia, una referencia y un acuse automático, y un código de caso y una clave secreta que se muestran una sola vez. El caso empieza como Recibido.
Evaluar las denuncias
La norma llama triaje a la primera evaluación: categorizar, tomar medidas preliminares, priorizar y asignar. También pide evaluar el riesgo de conductas perjudiciales contra el denunciante.
En COX: la etapa En evaluación, con admisibilidad y su fundamento, categoría, gravedad, urgencia, riesgo de represalia y medidas, investigador y declaración de conflicto. O la desestimación con una justificación.
Tratar las denuncias
Tratar la irregularidad denunciada, proteger y apoyar al denunciante, atender las conductas perjudiciales y proteger a las personas que la denuncia menciona.
En COX: la etapa En investigación, con notas, hallazgos y mensajes al denunciante. Las personas mencionadas en la denuncia quedan fuera de ella, y las represalias se pueden reportar desde la página de seguimiento.
Concluir los casos
Llevar cada caso a su cierre.
En COX: Cerrado con un resultado y una explicación, o Desestimado con una justificación. El denunciante lee el desenlace en la página de seguimiento, y se programa una comprobación de represalias.
Qué cubre COX, y qué queda en sus manos
El canal se encarga de
- Operar los cuatro pasos, de la denuncia a la conclusión
- La confidencialidad y el control de acceso de cada caso
- Los plazos y recordatorios
- El registro: etapas, decisiones, mensajes y evidencia, nada de ello eliminable
Su organización decide
- La política de denuncias y el compromiso de la alta dirección
- Quién atiende las denuncias y quién las revisa cuando el equipo está involucrado
- La sensibilización y capacitación de su personal
- Evaluar cómo funciona el sistema y mejorarlo, con los tiempos que le da el historial de etapas
COX no certifica a su organización contra ISO 37002, y usar el canal no constituye por sí solo un sistema de gestión.
Preguntas Frecuentes
ISO 37002 es una norma de la Organización Internacional de Normalización. COX no está afiliada a ISO, y esta página resume la norma sin reemplazarla. No es asesoría legal.
Ponga en marcha los cuatro pasos
Abra el canal de su empresa y atienda la primera denuncia con cada paso registrado.
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